De digitalisering verandert de manier van werken voor bedrijven, zelfstandigen en advieskantoren in Spanje. Één van de meest ingrijpende veranderingen vindt plaats op het gebied van facturatie in Spanje: de nieuwe antifraude-regelgeving en de invoering van Verifactu zullen een keerpunt betekenen in hoe facturen worden gegenereerd, bewaard en gerapporteerd.

Dit artikel vat de belangrijkste aspecten samen: wat er verandert, wanneer de nieuwe verplichtingen ingaan en hoe je je kunt voorbereiden om boetes te vermijden en kansen te benutten.

1. Drie Kernbegrippen: software, fiscale rapportage en elektronische factuur

Hoewel deze concepten met elkaar verbonden zijn, hebben ze verschillende doelstellingen en termijnen. Het is van belang ze niet met elkaar te verwarren.

  • Gecertificeerde facturatiesoftware: De basis van de antifraude-regelgeving. Waarborgt integriteit, traceerbaarheid en onveranderlijkheid van de gegevens. Fouten moeten worden hersteld met een creditfactuur, nooit door de originele factuur te wijzigen. Alleen bepaalde vrijwillige gegevens (betalingswijze, domiciliëring, opmerkingen) kunnen worden aangepast.
  • Fiscale rapportage (Verifactu): Een vrijwillig systeem waarbij factuurgegevens automatisch naar de Spaanse Belastingdienst (AEAT) worden verzonden. Het biedt transparantie, vertrouwen en vereenvoudiging bij controles.
  • Elektronische factuur in Spanje: Dit is geen PDF, maar een digitaal document met handtekening en juridische traceerbaarheid. Het zal het papieren exemplaar vervangen zodra de specifieke regelgeving is gepubliceerd.

2. Belangrijke data voor aanpassing

Vanaf 29 juli 2025 mag alleen nog software die voldoet aan de regelgeving worden verkocht.

Eindgebruikers:

  • Bedrijven → 1 januari 2026.
  • Zelfstandigen en andere entiteiten → 1 juli 2026.

Tip: wacht niet tot het laatste moment. De implementatie vereist testen, technische ondersteuning en opleiding.

3. Verifactu: vrijwillig, maar voordelig

Hoewel Verifactu optioneel is, kan het een krachtig hulpmiddel zijn. Het maakt het mogelijk om je facturen automatisch naar de Belastingdienst te sturen, met een QR-code die je klanten kunnen scannen om de factuur te verifiëren op de Elektronische Zetel.

Voordelen:
• Verbetering van imago en vertrouwen.
• Minder administratieve lasten.
• Snellere afhandeling bij inspecties.

Zodra het geactiveerd is, kan het pas aan het einde van het fiscale jaar worden gedeactiveerd.

4. Voor wie is het verplicht?

Het gebruik van gecertificeerde software geldt voor belastingplichtigen die onderworpen zijn aan:

  1. Vennootschapsbelasting.
  2. Inkomstenbelasting voor economische activiteiten (IRPF).
  3. Inkomstenbelasting voor niet-inwoners met een vaste inrichting.
  4. Entiteiten met winstdeling en economische activiteit.

Belangrijk: Van toepassing op zowel volledige als vereenvoudigde facturen, in B2B, B2C en transacties met de publieke sector.

5. Digitale Handtekening en Data

  • Digitale handtekening: Verplicht voor het elektronisch ondertekenen van elke factuur. Waarborgt authenticiteit en integriteit.
  • Datums: de uitgiftedatum wordt automatisch gegenereerd; de datum van opeisbaarheid correspondeert met de transactie. Het is niet toegestaan om datums te manipuleren om fiscale gevolgen te wijzigen.

6. Risico’s en Sancties

De boetes kunnen hoog oplopen:

  1. Fabrikanten van niet-conforme software: tot 150.000 €.
  2. Gebruikers van gemanipuleerde software: tot 50.000 € per boekjaar.

De Spaanse belastingdienst kan gegevens, back-ups en softwareconfiguraties inspecteren.

7. Aanbevolen Stappen

  1. Controleer je software: vraag je leverancier om een verklaring van conformiteit.
  2. Anticipeer: stel de overstap niet uit tot de deadline.
  3. Overweeg Verifactu: hoewel vrijwillig, kan het competitieve voordelen opleveren.
  4. Raadpleeg officiële bronnen: de AEAT publiceert actuele gidsen en updates.

Conclusie van de Revolutie van Facturatie in Spanje

  • De digitalisering van facturatie in Spanje is onvermijdelijk en uiteindelijk zullen alle belastingplichtigen hun gegevens rechtstreeks aan de belastingdienst moeten doorgeven. Wie zich op tijd voorbereidt, de verschillen begrijpt en vooruit handelt, kan een soepele overgang garanderen en problemen vermijden.

Wilt u meer weten over de nieuwe regels omtrent facturatie in Spanje? Nee nu contact op met ons Nederlandstalig accountancykantoor in Marbella, hartje Costa del Sol, Spanje.