17.092019
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L'Apostille de La Haye électronique

La Apostilla de la Haya electrónica en documentos públicos belgas

Nuestro despacho de abogados y economistas en Marbella recibe a menudo clientes de nacionalidad belga para resolverles cualquier cuestión jurídica que tengan en España. Muy a menudo les solicitamos poderes para poder realizar determinadas gestiones en nuestro país. Poderes que les requerimos sean otorgados ante un notario en Bélgica y sean debidamente legalizados con la Apostilla de la Haya.

Bélgica-España

La Apostilla de la Haya

Pues bien, de un tiempo a esta parte, los poderes que nos remiten nuestros clientes belgas vienen con una apostilla electrónica adjunta a un documento también recibido electrónicamente (normalmente por vía de correo electrónico o email), lo que en alguna ocasión nos ha ocasionado algún que otro contratiempo al no ser reconocido por la autoridad española competente donde ha de presentarse el documento.

La Apostilla de la Haya es un sello que se añade a los documentos públicos autorizados dentro de los estados contratantes del Convenio de la Haya de 5 de Octubre de 1961. Esta apostilla da validez al documento firmado por una autoridad pública en uno de los estados contratantes para que pueda surtir efectos jurídicos en el otro estado. Tanto España como Bélgica forman parte de este Convenio de la Haya, por lo que ambos países deben aceptar la apostilla en los documentos públicos.

¿Pero qué ocurre cuando un estado miembro empieza a utilizar la Apostilla electrónica y tus clientes te envía por correo electrónico ese documento público con la apostilla de la Haya, pero emitida electrónicamente?

Hasta hace poco, el cliente belga (y de cualquier nacionalidad del entorno) nos adelantaba el documento por email y el “documento original apostillado” en formato papel por correo o mensajería. De tal forma  el documento en soporte papel, firmado por el notario, junto con el sello de la apostilla, llegaba a nuestras manos físicamente.

Sin embargo, actualmente, los documentos públicos belgas se están emitiendo exclusivamente con apostilla electrónica, sin que quepa “sellar” el documento en formato papel.

Por ejemplo, imaginemos que necesitamos un poder notarial de unos clientes belgas para iniciar un procedimiento sucesorio en España. Generalmente, desde nuestras oficinas preparamos este poder para que el cliente belga lo firme ante su notario en Bélgica y obtenga sobre el mismo la apostilla de la Haya. Este procedimiento ahora ha cambiado. El notario belga recibe nuestro documento, lo adapta a la normativa belga (si es necesario) y una vez firmado lo envía para que lo apostillen, pero todo este proceso lo realiza de forma electrónica.

El sistema belga emite la apostilla en soporte electrónico y el notario nos hace llegar el poder, junto con la apostilla electrónica, mediante correo electrónico. Aunque la apostilla se emite con su código QR y existe una web donde se puede comprobar la legalidad del documento (http://legalweb.diplomatie.be/), el sistema, a simple vista, adolece de cierta inseguridad jurídica, ya que si no se realiza una comprobación previa del documento, podríamos encontrarnos que esa apostilla que recibimos electrónicamente no pertenece al cuerpo del documento. Además el mismo texto de la apostilla nos dice que no garantiza la autenticidad del documento.

Nos encontramos en una situación en la que no queda claramente definido que el documento que envía el notario para ser apostillado, coincide con la apostilla electrónica finalmente emitida.

Desde nuestro despacho, cuando se nos han dado estas circunstancias, además de revisar la apostilla en la página web belga (http://legalweb.diplomatie.be/)  nos hemos puesto en contacto con el notario belga y le hemos solicitado que nos envié en “formato papel” una copia debidamente firmada del documento que ha otorgado y en el que incluya una nota que explique que ese documento ha sido remitido para la emisión de la Apostilla de la Haya.  De esta manera tenemos un documento en formato papel sin apostillar pero firmado por el notario belga y un documento electrónico (coincidente con el documento físico recibido) y con apostilla electrónica.

Esta cuestión puede parecer baladí, pero en la práctica podemos encontrarnos con problemas si la autoridad española (dígase un notario, registrador, administración pública) entiende que el poder presentado no está debidamente apostillado, por desconocer el sistema belga de emisión de apostillas.

Ante esta cuestión y cualquier otra que tenga, no dude en ponerse en contacto con nuestro despacho.

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