17.092019
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L'Apostille de La Haye électronique

L’Apostille de La Haye électronique sur les documents publics belges

Notre cabinet d’avocats et d’économistes à Marbella reçoit souvent des clients de nationalité belge afin de résoudre leurs affaires légales en Espagne. Très souvent, nous leur demandons une procuration afin d’effectuer queqleuqs procedures dans notre pays. Nous demandons que ces procurations soient accordées devant un notaire en Belgique et dûment légalisés avec l’Apostille de La Haye.

L'Apostille de La Haye électronique

L’Apostille de La Haye électronique

Eh bien, depuis un moment, les procurations que nos clients belges nous envoient sont emises avec une apostille électronique jointe à un document également reçu par voie électronique (généralement par courrier électronique), ce qui nous a parfois occasionné quelqeus problèmes n’etantn pas reconnu par l’autorité espagnole compétente où le document doit être présenté.

L’apostille de La Haye est un sceau ajouté aux documents publics autorisés dans les États contractants de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961. Cette apostille valide le document signé par une autorité publique de l’un des États contractants  afin qu’il puisse avoir des effets juridiques dans un autre État. L’Espagne et la Belgique font toutes deux partie de cette convention de La Haye. Ils doivent donc accepter l’apostille sur les documents publics.

Mais que se passe-t-il lorsqu’un État membre commence à utiliser l’Apostille électronique et que vos clients vous envoient par courrier électronique ce document public avec l’Apostille de La Haye électronique?

Jusqu’à récemment, le client belge (et de toute nationalité de l’Union) nous transmettait le document par courrier électronique et le «document original apostillé» en format papier par courrier ou par messagerie. Ainsi, le document papier, signé par le notaire, accompagné du sceau de l’apostille, nous parvenait physiquement.

Cependant, à l’heure actuelle, les documents publics belges sont exclusivement publiés avec l’apostille électronique, sans qu’il soit possible de « sceller » le document papier.

Par exemple, imaginons que nous ayons besoin d’une procuration de clients belges pour engager une procédure de succession en Espagne. Généralement, depuis nos bureaux, nous préparons cette procuration afin que les clients belges la signe devant leur notaire en Belgique et obtiennent l’Apostille de La Haye. Maintenant, cette procédure a changé. Le notaire belge reçoit notre document, l’adapte à la réglementation belge (si nécessaire) et, une fois signé, l’envoie faire apostiller, mais cette procédure est effectué électroniquement.

Le système belge émet l’apostille sur support électronique et le notaire nous envoie la procuration, avec l’apostille électronique, par courrier électronique. Bien que l’apostille est émise avec son code QR et qu’il existe un site Web sur lequel vous pouvez vérifier la légalité du document (http://legalweb.diplomatie.be/), le système souffre à première vue, d’une certaine incertitude juridique, car si Il n’y a aucune vérification préalable du document, nous pourrions donc constater que cette apostille que nous recevons par voie électronique n’appartient pas au corps du document. En plus, le même texte de l’apostille nous indique qu’il ne garantit pas l’authenticité du document.

Nous nous retrouvons devant une situation où il n’est pas clairement défini que le document envoyé par le notaire pour être apostillé coïncide avec l’apostille électronique finalement émise.

Depuis notre bureau, lorsque ces circonstances nous ont été communiquées, en plus de consulter l’apostille sur le site Web belge (http://legalweb.diplomatie.be/), nous avons contacté le notaire belge et lui avons demandé de nous envoyer en «format papier», une copie dûment signée du document qui a été délivré et dans laquelle est incluse une note expliquant que ce document a été envoyé pour la délivrance de l’Apostille de La Haye. Nous avons ainsi un document papier sans apostille mais signé par le notaire belge et un document électronique (correspondant au document physique reçu) avec l’apostille électronique.

Cette question peut sembler triviale, mais dans la pratique, nous pouvons rencontrer des problèmes si les autorités espagnoles (par exemple un notaire, un officier du Registre, les administrations publiques) pensent que la procuration présenté n’est pas correctement apostillée, dû à leur méconnaissance du système belge d’émission d’apostilles.

Si vous avez besoin d’information sur cette question ou toute autre, n’hésitez pas à contacter notre bureau

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