WeLex, uw advocaat in Marbella informeert naar de elektronische apostille van Den Haag
Ons advocatenkantoor en team van economen en accountants in Marbella ontvangt vaak Belgische cliënten met juridische vragen omtrent hun kwesties in Spanje. Regelmatig verzoeken we hen daarbij ons een volmacht te verlenen om bepaalde formaliteiten voor hen te kunnen uitvoeren in Spanje. De volmachten moeten worden verleden ten overstaan van een notaris in België en naar behoren worden gelegaliseerd middels de Apostille van Den Haag.
De elektronische Apostille van Den Haag
Door WeLex, uw Nederlandstalige advocaat in Marbella!
Al een tijd worden de volmachten die onze Belgische cliënten ons toesturen, voorzien van een elektronische apostille op een document dat ook op elektronische wijze wordt ontvangen (normaal gezien per e-mail). Dit heeft ons vaak problemen opgeleverd omdat de Spaanse autoriteiten, waar de volmacht gebruikt moet worden, deze niet erkende.
De Apostille van Den Haag is een stempel die wordt toegevoegd op publiekrechtelijke documenten verleden in landen die het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 hebben ondertekend. De apostille verleent geldigheid aan een document dat ondertekend werd door een openbare autoriteit in een van de verdragsluitende staten, zodat het effect heeft in een andere staat. Zowel Spanje als België maken deel uit van dit Verdrag van Den Haag. Dit betekent dat beide landen de apostille op de openbare documenten van elk land moeten aanvaarden.
Maar wat gebeurt er als een van de lidstaten gebruik begint te maken van de elektronische apostille en de cliënten dus per e-mail, dus op elektronische wijze, het openbaar document toesturen met de Apostille van Den Haag?
Advocaat in Marbella informeert naar de elektronische apostille van Den Haag
Tot voor kort stuurden onze Belgische cliënten (of cliënten van eender welke andere nationaliteit) het document eerst per e-mail en daarna het ‘originele document voorzien van apostille’ per post of koeriersdienst. Zo hebben wij altijd het document op notarieel papier, ondertekend door de notaris, samen met de apostille, fysiek ontvangen op ons kantoor.
Maar tegenwoordig worden de Belgische openbare documenten alleen nog afgegeven met de elektronische apostille, zonder dat deze op het geprinte document wordt geplaatst.
Laten we stellen dat we een notariële volmacht nodig hebben van Belgische cliënten om een procedures in Spanje te starten omtrent een nalatenschap. Dan bereiden we deze volmacht voor vanuit ons kantoor zodat de Belgische cliënt deze ondertekent bij de notaris in België. Deze zorgt ervoor dat het document wordt voorzien van de Apostille van Den Haag. Deze procedure is nu veranderd. De Belgische notaris ontvangt ons document, past het indien nodig aan aan de Belgische wetgeving en, nadat het ondertekend is, verstuurt de notaris het document zodat het wordt voorzien van de apostille. Deze procedure is nu volledig elektronisch.
Het Belgische systeem geeft de apostille af op elektronische wijze en de notaris bezorgt ons de volmacht samen met de elektronische apostille per e-mail. Hoewel de apostille wordt afgegeven middels een QR code en er een website bestaat om de wettelijkheid van het document na te gaan (http://legalweb.diplomatie.be/), geeft het systeem, op het eerste zicht, een teken van juridische onzekerheid, want als deze niet nagegaan wordt, kan blijken dat de apostille die we op elektronische wijze ontvangen, niet behoort tot het desbetreffende document. De tekst op de apostille wijst zelfs aan dat het geen garantie is voor de authenticiteit van het document.
We staan voor een situatie waarin het niet helemaal duidelijk is dat het document dat de notaris ons toestuurt voordat het geapostilleerd wordt, overeenstemt met de apostille die dan uiteindelijk op elektronische wijze wordt afgegeven.
Ons Nederlandstalige advocatenkantoor in Marbella kijkt in deze omstandigheden altijd de apostille na op de Belgische website (http://legalweb.diplomatie.be/), één Nederlandstalige advocaat van ons kantoor in Marbella neemt ook kontact met de Belgische notaris en we verzoeken toch een document op gezegeld papier, een kopie naar behoren ondertekend met een nota waarin wordt uitgelegd dat het document werd verstuurd voor de afgifte van de Apostille van Den Haag. Zo hebben we een papieren versie zonder apostille maar ondertekend door de Belgische notaris en een elektronisch document (dat overeenstemt met het ontvangen document op ons kantoor) en de elektronische apostille.
Dit kan misschien heel triviaal lijken maar in de praktijk botsen we zo soms op problemen indien de Spaanse autoriteit (notaris, bewaarder van het register, overheid) denkt dat de volmacht niet naar behoren is geapostilleerd omdat ze nog niet bekend zijn met het Belgische systeem.
Het was een plezier om als Advocaat in Marbella u te informeren naar de elektronische apostille van Den Haag
Neem vandaag nog contact op met ons Nederlandstalige advocatenkantoor in Marbella voor al uw juridische vragen.WeLex, uw Nederlandstalige advocaat in Marbella
Social Media