Zowel zelfstandigen als bedrijven kunnen bepaalde bedragen als kosten aftrekken van de belasting. Dit geldt met betrekking tot de betaling van de BTW of de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting. Opdat de belastingdienst deze kosten echter als aftrekbaar kan aanvaarden, moeten correcte facturen worden ingediend.

Vereisten van een formele factuur in Spanje

Er dient een onderscheid gemaakt te worden tussen een gewone of volledige ‘factuur’ en een ‘vereenvoudigde factuur’. We moeten onderscheid maken tussen ‘gewone of volledige factuur’ en ‘vereenvoudigde factuur’. Een vereenvoudigde factuur is feitelijk gewoon de aankoopbon. In het Spaans wordt dit ’ticket’ of ‘recibo’ genoemd. Zelfs als de term ‘factura’ (factuur) op het bonnetje staat, is deze niet geldig om de aftrek van de uitgave te rechtvaardigen. In deze vereenvoudigde facturen staan namelijk alleen de gegevens van de leveranciers en niet die van de klant. Als we als klant die kosten willen aftrekken, moeten we een factuur aanvragen die aan de volgende vereisten voldoet:

  • De factuur moet zijn genummerd.
  • Op de factuur moet de datum van afgifte staan vermeld. Gaat het om diensten die op een ander moment zijn geleverd, moet ook de datum van uitvoering op de factuur worden vermeld.
  • De volledige fiscale gegevens van klant en leverancier moeten op de factuur worden vermeld: naam of bedrijfsnaam, adres en fiscaal Identificatienummer (in Spanje is dat CIF, NIF of NIE).
  • De factuur moet een beschrijving van de producten of diensten bevatten, inclusief het netto bedrag van elk product.
  • Het type btw dat wordt toegepast (21%, 10% of 4%) moet op de factuur worden vermeld.
  • Het bedrag van de belasting die wordt toegevoegd aan het belastbare bedrag (dit omvat de btw en de ingehouden inkomstenbelasting).
  • In het geval van een factuur onder een speciale regeling moet deze regeling duidelijk op de factuur worden vermeld, bijvoorbeeld:

o     In operaties vrijgesteld van btw

o     Op facturen die vallen onder ‘facturering door de ontvanger’.

o     In gevallen van ‘omkering van de belastingbetaler’, ‘speciaal regime van reisbureaus’ of ‘speciaal regime voor gebruikte goederen’.

Vaak ontvang je een factuur die aan alle eisen voldoet, maar die in de vorm van een bonnetje op thermisch papier wordt geprint. Dit heeft een risico. Deze bonnetjes zijn meestal na enkele maanden niet meer duidelijk leesbaar. Als de belastingdienst dan de documentatie later ter controle opeist is het beter om een kopie van dit soort facturen te maken en die samen te bewaren.

Als we het bedrag dat we aan belasting moeten betalen verlagen door uitgaven af te trekken die niet gerechtvaardigd zijn middels de juiste facturen, bestaat de kans dat er een inspectie volgt en dat er sancties van de belastingdienst volgen.

Er zijn echter ook een reeks specifieke uitgaven die tegenover de belastingdienst verantwoord kunnen worden met andere soorten documenten die ook worden aanvaard. Hier gaat het om bijvoorbeeld bankkosten, de betaling van de bijdrage voor zelfstandigen en betalingen aan de sociale zekerheid. Deze kunnen worden gerechtvaardigd middels een bankafschrift. U kunt uitgaven aan verzekeringen ook aftrekken met behulp van een bankafschrift als daarop het betreffende polisnummer staat en de naam van de verzekeringsnemer.

Heeft uw bedrijf een professionele accountant nodig die op de hoogte is van alle belastingwetten in Spanje? Neem dan nu contact op met één van de accountants van ons advocaten- en accountancy kantoor in Marbella. Bij Welex vind u accountants, fiscalisten en advocaten onder één dak!

Neem contact met ons Nederlandstalige advocatenkantoor in Marbella voor al uw juridische en fiscale vraagstukken.